Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle/Support

Helnix - David Finke
Adolpf-Kolping-Straße 10
03046 Cottbus
Deutschland
E-Mail: office@helnix.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Nutzung unseres KI-Telefonassistenten

Bei Nutzung unseres KI-gestützten Telefonassistenten können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer
• Gesprächsinhalte
• Audioaufzeichnungen
• Transkripte
• Termin- und Reservierungsdaten
• Name und Kontaktdaten
• technische Metadaten

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, Terminverwaltung, Serviceverbesserung und Systemsicherheit.

3.2 Gesprächsaufzeichnungen und KI-Verarbeitung

Gespräche können verarbeitet, transkribiert und gespeichert werden. Nutzer werden vor Gesprächsbeginn über die KI-gestützte Verarbeitung informiert.

Eine Nutzung von Gesprächsdaten zum Training von KI-Systemen erfolgt ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen und gegebenenfalls nur nach ausdrücklicher Zustimmung.

3.3 Nutzung unserer Webanwendung

• Registrierungsdaten
• Login-Daten
• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen
• Nutzungsdaten
• Datei-Uploads

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und technischen Sicherung unserer Dienste.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

5. Einsatz von KI-Systemen

Unsere Dienste verwenden KI-basierte Systeme zur automatisierten Bearbeitung von Anfragen, Terminverwaltung, Gesprächsführung und Transkription.

Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung gemäß Art. 22 DSGVO, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

6. Empfänger und Dienstleister

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir externe technische Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, Telefonie, KI-Verarbeitung, Monitoring und Infrastruktur.

Mit Auftragsverarbeitern werden – soweit erforderlich – Verträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7. Drittlandübermittlungen

Sofern personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

• Gesprächsprotokolle: [z. B. 30 Tage]
• Audioaufzeichnungen: [z. B. 14 Tage]
• Logdaten: [z. B. 7–30 Tage]

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

• Verschlüsselung
• Zugriffsbeschränkungen
• Rollenbasierte Rechteverwaltung
• Monitoring und Sicherheitsmaßnahmen
• Backups und Zugriffsschutz

10. Cookies und Tracking

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Nicht notwendige Cookies werden nur nach entsprechender Einwilligung eingesetzt.

11. Ihre Rechte

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Widerruf von Einwilligungen

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um rechtliche oder technische Änderungen umzusetzen.

13. Kontakt

Helnix - David Finke
Adolpf-Kolping-Straße 10
03046 Cottbus
Deutschland
E-Mail: office@helnix.de